Czy każdy dokument można kserować?

Dnia 12 lipca 2019 roku w życie weszła Ustawa o dokumentach publicznych, która zmieniła niektóre zasady dotyczące kserowania oraz archiwizowania dokumentów. Czy w związku z nią wciąż można kserować dokumenty oraz kiedy nie jest to dopuszczalne?

Prewencja przede wszystkim

Ustawa o dokumentach publicznych miała na celu uregulowanie kwestii związanych z kserowaniem dokumentów po to, aby zapobiec np. wyłudzeniom w oparciu o uzyskane nielegalnie dane osobowe. Celem było również zapobieganie kradzieży tożsamości, bowiem jak się okazuje, już co piąty Polak odczuł na własnej skórze skutki tego typu przestępstw.

Okazuje się jednak, że wiele podmiotów może kserować ważne dokumenty takie jak dowody osobiste. Przykładem są banki, jednak tylko wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na konieczne czynności bankowe, np. udzielanie kredytu. Kopiowanie za pomocą monochromatycznych lub kolorowych kserokopiarek nie jest więc usprawiedliwione, choćby w celu późniejszego wykorzystania danych do działań marketingowych.

Stoi za tym również RODO wskazujące na zasadę minimalności. Mówi ono o tym, żeby przetwarzać tylko te informacje, które są konieczne ze względu na określone, zgodne z prawem działania.

Kiedy jeszcze można wykonać ksero dokumentu?

Ustawa o dokumentach publicznych w praktyce nie zabrania wykonywania kserokopii jakichkolwiek dokumentów. Nie oznacza to jednak, że różne podmioty mogą wykonywać je wedle uznania. Zawsze trzeba zwracać uwagę na przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, które mają w sposób szczególny zabezpieczać takie wrażliwe informacje.

W praktyce zabronione jest tworzenie dokładnych kopii dokumentów oraz ich replik, w tym m.in. dowodów kolekcjonerskich w zakresie wielkości od 75 do 120 proc. pierwowzorów. Zakaz ten dotyczy jednak nie tylko dowodów, ale także paszportów, czy nawet legitymacji studenckich.

Jak widać w przypadku kserowania dokumentów należy zachować szczególną ostrożność i jednocześnie pamiętać o ochronie danych osobowych. Również dzięki takiej ostrożności można uchronić siebie i innych przed kradzieżą tożsamości, wyłudzeniami oraz podszywaniem się, które stają się coraz częstszymi procederami.