Dnia 12 lipca 2019 roku w życie weszła Ustawa o dokumentach publicznych, która zmieniła niektóre zasady dotyczące kserowania oraz archiwizowania dokumentów. Czy w związku z nią wciąż można kserować dokumenty oraz kiedy nie jest to dopuszczalne?
Prewencja przede wszystkim
Ustawa o dokumentach publicznych miała na celu uregulowanie kwestii związanych z kserowaniem dokumentów po to, aby zapobiec np. wyłudzeniom w oparciu o uzyskane nielegalnie dane osobowe. Celem było również zapobieganie kradzieży tożsamości, bowiem jak się okazuje, już co piąty Polak odczuł na własnej skórze skutki tego typu przestępstw.
Okazuje się jednak, że wiele podmiotów może kserować ważne dokumenty takie jak dowody osobiste. Przykładem są banki, jednak tylko wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na konieczne czynności bankowe, np. udzielanie kredytu. Kopiowanie za pomocą monochromatycznych lub kolorowych kserokopiarek nie jest więc usprawiedliwione, choćby w celu późniejszego wykorzystania danych do działań marketingowych.
Stoi za tym również RODO wskazujące na zasadę minimalności. Mówi ono o tym, żeby przetwarzać tylko te informacje, które są konieczne ze względu na określone, zgodne z prawem działania.
Kiedy jeszcze można wykonać ksero dokumentu?
Ustawa o dokumentach publicznych w praktyce nie zabrania wykonywania kserokopii jakichkolwiek dokumentów. Nie oznacza to jednak, że różne podmioty mogą wykonywać je wedle uznania. Zawsze trzeba zwracać uwagę na przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, które mają w sposób szczególny zabezpieczać takie wrażliwe informacje.
W praktyce zabronione jest tworzenie dokładnych kopii dokumentów oraz ich replik, w tym m.in. dowodów kolekcjonerskich w zakresie wielkości od 75 do 120 proc. pierwowzorów. Zakaz ten dotyczy jednak nie tylko dowodów, ale także paszportów, czy nawet legitymacji studenckich.
Jak widać w przypadku kserowania dokumentów należy zachować szczególną ostrożność i jednocześnie pamiętać o ochronie danych osobowych. Również dzięki takiej ostrożności można uchronić siebie i innych przed kradzieżą tożsamości, wyłudzeniami oraz podszywaniem się, które stają się coraz częstszymi procederami.
Inne produkty z tej kategorii
Sprzęt poleasingowy równa się używany? Niekoniecznie!
Ze względu na stale rosnące ceny elektroniki, coraz więcej osób poszukujących dobrej jakości sprzętu decyduje się na zakup urządzeń używanych lub poleasingowych. Chociaż bardzo popularna
Czy papier do ksero i druku musi posiadać specjalne parametry?
Wiele osób żyje w przeświadczeniu, że dostępny na rynku papier do drukarek różni się jedynie producentem i ceną. Nie jest to zgodne z rzeczywistością –
Zasadnicze różnice między kserokopiarką cyfrową a analogową
Obecnie mało kto wyobraża sobie życie w biurze bez kserokopiarki. Dokumenty papierowe nadal stanowią ogromnie ważny element w różnego rodzaju procesach. Kserokopiarki pozwalają na drukowanie
Najczęstsze przyczyny uszkodzeń urządzeń biurowych
Urządzenia biurowe są niezbędnym elementem większych i mniejszych powierzchni biurowych. Drukarki, skanery czy kserokopiarki znacznie usprawniają codzienną pracę. Co do zasady sprzęty wykorzystywane w biurach
Czy drukarki kolorowe są droższe w utrzymaniu?
W większości biur można spotkać się z monochromatycznymi drukarkami, a tłumaczone jest to zazwyczaj oszczędnością. W wielu miejscach utarło się, że drukarki oferujące wydruki w
Obieg dokumentów w biurze a RODO
Rozporządzenie o RODO zostało wprowadzone 25 maja 2018 roku. Zgodnie z nim ograniczony do minimum został dostęp do dokumentów osób nieuprawnionych, wprowadzono również znaczną cyfryzację