Jak archiwizować dokumenty trzymane w biurze?

Dokumenty w przedsiębiorstwach i instytucjach.

Przedsiębiorstwa i instytucje podczas prowadzenia działalności, posiadają na stanie dokumentację, którą muszą odpowiednio archiwizować. Dokumentów może być nawet kilkaset dziennie. Chodzi przede wszystkim o to, że organizacja miała do nich łatwy dostęp. Firmy oraz instytucje prowadzą monitoring terminów spraw, które muszą być załatwiane na bieżąco. Muszą mieć nad nimi pełną kontrolę. Dotarcie do odpowiedniego dokumentu, nie może utrudnione, musi być zachowany porządek. Niezbędny jest więc elektroniczny system obiegu dokumentów. Systemy zarządzania obiegiem i archiwizacją dokumentów oferowane przez firmę Profixer pozwala łatwiej zarządzać dystrybucją danych, pism, faktur, rachunków oraz informacji. Brak tego rodzaju systemu zakłóca rytm pracy danej organizacji, co w żadnym wypadku nie może mieć miejsca.

Czym jest elektroniczne archiwum dokumentów.

W wielu organizacjach istnieje przekonanie, że najważniejsze jest przechowywanie dokumentów w formie papierowej. Tu oczywiście możemy się z tym zgodzić, ponieważ to jak to mówią, to co na papierze, jest niepodważalne. Problem polega jednak na tym, że powstaje coraz więcej dokumentów, a co za tym idzie, tworzą się sterty papierów, kompletowane w segregatorach, które z kolei przetrzymywane są w szafach. Poszukiwanie konkretnego pisma czy faktury, zajmuje niekiedy sporo czasu. Elektroniczne archiwum umożliwia szybki dostęp do danego dokumentu, w ciągu minuty, bez względu na datę jego wystawienia. Jest to ogromne ułatwienie. Klikamy i mamy podgląd, bez konieczności wertowania pism czy faktur, w segregatorach. E-archiwum znakomicie sprawdza się w działach księgowości, gdzie przy pełnej rachunkowości, często sięga się do dokumentów, nawet 3 – 4 lata wstecz.

Weryfikacja dokumentów.

Często zdarza się, że dział księgowości poszukuje faktury lub rachunku z danego dnia, który jest w segregatorze działu handlowego. Dzięki elektronicznej archiwizacji, księgowa w dowolnym momencie zweryfikuje dokument, bez konieczności zabierania czasu pracownikowi z danego działu. Nowy menadżer, który chce porównać działania sprzed roku, sprawdzić statystyki sprzedaży i porównać planowanie czy target, ma ułatwione zadanie. Dzięki archiwizacji ma dostęp do wszystkich danych. W przypadku kontroli również e-archiwum sprawdza się znakomicie. Wiele dokumentów jest niszczonych po upływie okresu przechowywania, natomiast dzięki archiwum elektronicznemu, nie musimy się ich pozbywać. Korzystanie z cyfrowego archiwum jest gwarancją bezpieczeństwa dokumentacji, ponieważ nikt niepowołany, nie ma do nich dostępu.

Jak archiwizować dokumenty w biurze.

Dokumenty archiwalne nie są w danym momencie potrzebne, więc musimy je przechowywać w oddzielnych segregatorach, w odrębnych szafach lub specjalnym pomieszczeniu. One mogą być potrzebne w każdej chwili, więc musimy mieć do nich dostęp. Powinny być posegregowane według chronologicznego lub alfabetycznego porządku. Niektóre dokumenty musimy umieścić w koszulkach foliowych. To pozwoli szybciej odnaleźć rachunek, fakturę czy umowę z załącznikami. Każdy segregator i skoroszyt musi być dokładnie opisany. Ważniejsze dokumenty jak np.: korespondencja z kontrahentami, urzędami czy sądami, powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu, jako ważna. Dobrze, gdy mamy również zrobiony skan i umieszczony w specjalnym folderze. Nigdy nie pozbywajmy się postanowień sądowych, wszelkiego rodzaju orzeczeń, pism z urzędu czy innych ważnych firmowych dokumentów. Porządek w archiwizowanych dokumentach musi być zachowany.