Rozporządzenie o RODO zostało wprowadzone 25 maja 2018 roku. Zgodnie z nim ograniczony do minimum został dostęp do dokumentów osób nieuprawnionych, wprowadzono również znaczną cyfryzację danych. Przepisy dotyczące przechowywania oraz niszczenia dokumentów uległy zaostrzeniu. W rozporządzeniu przywiązano dużą wagę do odpowiedniego czasu przechowywania konkretnych dokumentów, a po jego przeminięciu – prawidłowo przeprowadzonej utylizacji.
Jaki wpływ na obieg dokumentów w biurze ma RODO?
Nowe rozporządzenie ma największy wpływ na działy zajmujące się przetwarzaniem oraz archiwizacją danych pracowników oraz klientów. Osoby pracujące z poufnymi danymi zostały uczulone względem przecieku danych oraz sposobu utylizacji i przechowywania dokumentów. Ze względu na konieczność cyfryzacji, większość dokumentów poddawana jest skanowaniu. Następnie papierowy oryginał powinien zostać odpowiednio zutylizowany. Z tego powodu po wejściu nowych wytycznych praktycznie każde przedsiębiorstwo musiało zaopatrzyć się w dodatkowe urządzenia do skanowania, kserowania oraz niszczenia dokumentów.
Jako że zakup większej ilości dobrej jakości sprzętów jest sporą inwestycją, większość przedsiębiorstw decyduje się na wynajem urządzeń biurowych. Dzięki temu możliwe jest pełne wyposażenie biura bez konieczności wydawania ogromnych kwot. Dostęp do dużej ilości dobrej jakości urządzeń wielofunkcyjnych pozwala znacznie zminimalizować ryzyko wycieku danych wrażliwych, a także zapewnia szybkie i dokładne przeniesienie ważnych informacji do komputera pod postacią skanu.
Nowoczesne urządzenia biurowe często posiadają kody dostępu, dzięki czemu konkretne działanie może zostać wykonane tylko przez uprawnionego pracownika. Pozwala to na dodatkowe zabezpieczenie ważnych dokumentów, zawierające zarówno dane klientów, jak i pracowników. Duże znaczenie ma także pilnowanie, aby przez nieuwagę nie pozostawiać ważnych dokumentów w miejscach, w których mogłyby mieć do nich dostęp osoby niepowołane. Takie sytuacje mogłyby doprowadzić do naruszenia zasad rozporządzenia RODO, a w dalszym przebiegu skutkować postępowaniem wyjaśniającym i dużą ilością stresu dla pracownika.
Inne produkty z tej kategorii
Wynajem drukarek i urządzeń biurowych
Wynajem drukarki i urządzeń biurowych – jak to może odmienić twoją firmę Spis treści: Oszczędności finansowe dzięki wynajmowi drukarek Elastyczność i nowoczesność urządzeń biurowych Podsumowanie:
Wynajem kserokopiarki – Oszczędności i Elastyczność dla Twojej Firmy
Wynajem kserokopiarki – sposób na oszczędności w Twojej firmie Spis treści: Elastyczność Kserokopiarki Wynajem Różnorodność dostępnych modeli Kompleksowy serwis techniczny Dostosowanie oferty do potrzeb klienta
Drukarki laserowe vs. atramentowe – co wybrać dla swojej firmy?
Sprzęt poleasingowy równa się używany? Niekoniecznie!
Ze względu na stale rosnące ceny elektroniki, coraz więcej osób poszukujących dobrej jakości sprzętu decyduje się na zakup urządzeń używanych lub poleasingowych. Chociaż bardzo popularna
Czy papier do ksero i druku musi posiadać specjalne parametry?
Wiele osób żyje w przeświadczeniu, że dostępny na rynku papier do drukarek różni się jedynie producentem i ceną. Nie jest to zgodne z rzeczywistością –
Zasadnicze różnice między kserokopiarką cyfrową a analogową
Obecnie mało kto wyobraża sobie życie w biurze bez kserokopiarki. Dokumenty papierowe nadal stanowią ogromnie ważny element w różnego rodzaju procesach. Kserokopiarki pozwalają na drukowanie