Obieg dokumentów w biurze a RODO

Rozporządzenie o RODO zostało wprowadzone 25 maja 2018 roku. Zgodnie z nim ograniczony do minimum został dostęp do dokumentów osób nieuprawnionych, wprowadzono również znaczną cyfryzację danych. Przepisy dotyczące przechowywania oraz niszczenia dokumentów uległy zaostrzeniu. W rozporządzeniu przywiązano dużą wagę do odpowiedniego czasu przechowywania konkretnych dokumentów, a po jego przeminięciu – prawidłowo przeprowadzonej utylizacji.

Jaki wpływ na obieg dokumentów w biurze ma RODO?

Nowe rozporządzenie ma największy wpływ na działy zajmujące się przetwarzaniem oraz archiwizacją danych pracowników oraz klientów. Osoby pracujące z poufnymi danymi zostały uczulone względem przecieku danych oraz sposobu utylizacji i przechowywania dokumentów. Ze względu na konieczność cyfryzacji, większość dokumentów poddawana jest skanowaniu. Następnie papierowy oryginał powinien zostać odpowiednio zutylizowany. Z tego powodu po wejściu nowych wytycznych praktycznie każde przedsiębiorstwo musiało zaopatrzyć się w dodatkowe urządzenia do skanowania, kserowania oraz niszczenia dokumentów.

Jako że zakup większej ilości dobrej jakości sprzętów jest sporą inwestycją, większość przedsiębiorstw decyduje się na wynajem urządzeń biurowych. Dzięki temu możliwe jest pełne wyposażenie biura bez konieczności wydawania ogromnych kwot. Dostęp do dużej ilości dobrej jakości urządzeń wielofunkcyjnych pozwala znacznie zminimalizować ryzyko wycieku danych wrażliwych, a także zapewnia szybkie i dokładne przeniesienie ważnych informacji do komputera pod postacią skanu.

Nowoczesne urządzenia biurowe często posiadają kody dostępu, dzięki czemu konkretne działanie może zostać wykonane tylko przez uprawnionego pracownika. Pozwala to na dodatkowe zabezpieczenie ważnych dokumentów, zawierające zarówno dane klientów, jak i pracowników. Duże znaczenie ma także pilnowanie, aby przez nieuwagę nie pozostawiać ważnych dokumentów w miejscach, w których mogłyby mieć do nich dostęp osoby niepowołane. Takie sytuacje mogłyby doprowadzić do naruszenia zasad rozporządzenia RODO, a w dalszym przebiegu skutkować postępowaniem wyjaśniającym i dużą ilością stresu dla pracownika.