Jak każda maszyna, tak i sprzęt biurowy, aby działał prawidłowo, musi być prawidłowo użytkowany. Większość uszkodzeń sprzętu biurowego spowodowana jest niewłaściwym użytkowaniem, np. wkładaniem do niszczarki zbyt wielu kartek, próbując przyspieszyć jej pracę. Może to doprowadzić do zacięcia się niszczarki, a nawet zniszczenia podzespołów. W związku z tym ważne jest, aby podczas korzystania z urządzeń biurowych przestrzegać instrukcji producenta. Przy odpowiedniej pielęgnacji i konserwacji, sprzęt biurowy może przetrwać wiele lat bez problemów.
